12 Plantillas y Ejemplos de Políticas de Cancelación para Peluquerías

La política de cancelación de un salón es una de las herramientas más importantes a la hora de lidiar con clientes que no se presentan o con cancelaciones de última hora. Lo ideal es que nunca haya que cancelar o reprogramar una cita. Sin embargo, ya sabe que dirigir un salón significa que debe esperar lo inesperado. No vivimos en un mundo perfecto.

Contar con políticas claras dará a tu personal y a tus clientes la orientación y las herramientas necesarias para manejar estas situaciones. De este modo, todos podrán recibir un trato justo y nadie perderá la oportunidad de recibir los servicios y las citas que necesita.

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1. Comience Con su Política de Reservas
2. ¿Por Qué son Importantes Las Políticas de Cancelación del Salón?
3. ¿Qué Debe Incluir su Política?
4. Plantillas de Políticas de Cancelación de Salones
5. ¿Cómo Ejecutar Eficazmente su Política de Cancelación?
6. Conclusión

Comience Con su Política de Reservas

Esto puede parecer obvio, pero se sorprendería de la cantidad de negocios de salones que olvidan este paso. Una política general de reservas sencilla indica a los clientes y a los estilistas lo que pueden esperar, desde el principio. Veamos con más detalle qué debe incluir una política de reservas.

La política general de reservas de un salón debe cubrir los siguientes aspectos:

• Aceptación de las políticas: Debe indicar que, al reservar en el salón, cada cliente acepta las siguientes políticas. Esto ayudará a evitar cualquier confusión o discusión, más adelante.
• Política de cancelación: La mayoría de los salones requieren un mínimo de 24 horas de aviso para cancelar o cambiar una cita. Una vez transcurrido este plazo, suelen cobrar al menos el 50% del precio del servicio, para cubrir sus pérdidas. Esta cantidad suele ser mayor si los clientes reservan varios servicios en una sola visita.
• Política de formularios previos al tratamiento: Por razones de seguridad y dependiendo de los servicios ofrecidos, algunos salones exigen que los clientes rellenen formularios de entrada, antes de su visita. Si estos formularios no se rellenan, el salón tiene derecho a rechazar el servicio.
• Política de rechazo de citas: Esto también está relacionado con la salud y la seguridad. El salón tiene derecho a rechazar el servicio por cualquier motivo, como piojos, infecciones de la piel, heridas abiertas, etc. Esto también podría ampliarse para abarcar las contramedidas covídicas, como rechazar el servicio a cualquier persona con tos o fiebre continuas.
• Política de reclamaciones/repeticiones: Conviene tener un proceso claro para ayudar al personal y a los clientes en los casos en los que necesiten presentar una queja o solicitar una repetición. La mayoría de los salones disponen de un breve plazo (normalmente 24 o 48 horas) para solicitar la repetición del trabajo.
• Política de tardanza: No pases por alto esta cuestión, te sorprenderá la frecuencia con la que se plantea. La mayoría de los salones permiten un "período de gracia" de 15 minutos para las llegadas tardías. Si alguien se presenta después de los 15 minutos, la cita suele considerarse como un no-show.
• Política de no presentación: Estos son los peores escenarios que quieres prevenir y desalentar a toda costa. Recuerde enviar recordatorios de 24 y 48 horas a sus clientes antes de sus citas (el software para peluquería puede encargarse de ello automáticamente). A los que no se presentan se les suele cobrar el 100% de la tarifa de la cita.
• Cuota de reserva: Muchos salones cobran una cuota de reserva (entre el 25 y el 50% de la tarifa del servicio) en el momento de la reserva. Esto ayuda a garantizar que nadie se olvide de su cita o la cancele a menos que sea absolutamente necesario. Después de la cita, simplemente se puede descontar de la tarifa del servicio.

¿Por Qué son Importantes Las Políticas de Cancelación del Salón?

Cada vez que alguien reserva una cita para los servicios de su salón, se compromete a presentarse a esa hora. Su salón se compromete a tener al personal listo a la hora de la cita. Si todo funciona como debería, los clientes tienen la oportunidad de recibir los servicios, el personal tiene suficiente tiempo para prepararse y todos ganan. Por eso las citas son muy importantes.

Los propietarios de salones también deben anticiparse a los imprevistos, como las llegadas tardías o las cancelaciones. Contar con una política para estos eventos dará a su personal la orientación que necesita para hacer ajustes en su plan o hacer frente a los contratiempos de última hora.

Esto hará que su salón parezca más profesional. Además, si un cliente cancela una cita sin avisar con suficiente antelación (por ejemplo, muchos salones exigen al menos 24 horas de antelación), podrás cambiar una tasa de cancelación. Esto puede ser muy importante cuando intentas maximizar tus citas y evitar tener pérdidas por huecos en tu calendario.

¿Pueden las peluquerías cobrar gastos de cancelación? De hecho, la mayoría de las peluquerías tienen una política de citas que incluye una tasa de cancelación o de cambio de reserva. Lo más frecuente es que se incluya algún texto del estilo de:

"En caso de que necesite cancelar o cambiar alguna cita de servicio, le pedimos respetuosamente que nos avise con al menos 24 horas de antelación. Si olvida o cancela su cita sin avisar con 24 horas de antelación, comprenda que esto supondrá un cargo".

La mayoría de los salones requieren los datos de la tarjeta de crédito de los clientes y mantienen una tarjeta de crédito en el archivo en el momento de la reserva, precisamente por esta razón. Tenga en cuenta que algunos clientes pueden ponerse en contacto con sus bancos y alegar que no han realizado ninguna compra cuando usted cobra un cargo por cancelación, así que prepárese para ver un aumento de las devoluciones de cargos cuando esto ocurra.

¿Qué Debe Incluir su Política?

Las mejores políticas de cancelación dan al personal y a los clientes la opción de hacer cambios con una antelación razonable, si necesitan cancelar. Disponer de un plazo para cancelar o cambiar los servicios sin penalización dará lugar a más reservas, dando a los clientes la oportunidad de recibir los servicios y asegurándose de que los miembros del personal puedan seguir atendiendo esa cita. La mayoría de las políticas de cancelación de los salones permiten cambios con un aviso de hasta 24 horas. Si tiene una lista de espera para los servicios, es posible que deba tenerlo en cuenta también.

Si un cliente debe cancelar alguna cita de servicio en el último minuto, asegúrese de tener un proceso para cancelar una cita por ellos. La mejor práctica es asegurarse de que entienden la política de cancelación cuando reservan sus citas. Antes de la cita con el cliente, pídale que lea y firme la política de anulación y que le explique claramente los cargos que podría ocasionar. También puede darles una copia de la página, para que la tengan en cuenta. Las citas son muy importantes y consumen el tiempo de su personal, así como el de los clientes. Una política de cancelación es una forma de reconocer que se valora el tiempo del otro y puede ayudar a construir una relación de confianza y respeto.

Otra cosa que hay que incluir es la hora de llegada a la cita. La mayoría de los servicios del salón tardan un tiempo en completarse, y no quieres que nadie pierda la oportunidad de ver a su estilista a tiempo. Llegar tarde puede retrasar el horario de todos. En la mayoría de los casos, una ventana de 15 minutos es una cantidad de tiempo razonable. Esto ayuda a que las cosas funcionen sin problemas, lo que puede ser muy importante en días de mucho trabajo como los fines de semana, o cuando se quiere evitar que alguien en la lista de espera pierda su oportunidad de recibir un servicio. Llegar a tiempo es tan importante como llegar.

Plantillas de Políticas de Cancelación de Salones

Para ayudarte a empezar, aquí tienes un ejemplo de política de cancelación de salón. Puede hacer sus propios ajustes a esta información para satisfacer las necesidades de su salón:

Política de Cancelación en 24 Horas

Queremos dar a cada cliente el tiempo y la atención que se merece por su servicio. Entendemos que a veces las circunstancias surgen y usted necesita hacer ajustes en sus planes. Si tiene que cancelar o volver a reservar su cita, le pedimos respetuosamente que nos avise con al menos 24 horas de antelación. Las cancelaciones o las faltas a las citas sin previo aviso de 24 horas darán lugar a un cargo de parte o de la totalidad del importe del servicio.

Por favor, comprenda que la hora de su cita ha sido reservada sólo para usted. Las citas hechas dentro del salón significan que hemos reservado un espacio y un estilista, específicamente para usted. Las fechas de las citas para los servicios nos ayudan a asegurarnos de que los clientes no pierdan la oportunidad de recibir los servicios. Por lo tanto, queremos asegurarnos de que todo el mundo está disponible para llenar ese tiempo de la cita.

Si usted cancela su cita sin avisar con al menos 24 horas de antelación, se le cobrará el 50% del importe del servicio. Si no se presenta, se le cobrará el 100% del importe del servicio.

Dependiendo de los servicios reservados, en el caso de varios servicios en una misma cita, una cancelación sin previo aviso de 24 horas dará lugar a un cargo del 100% del importe del servicio principal y del 50% del importe de cualquier servicio adicional.

La tasa de cancelación y cualquier tasa de servicio se cargará a su tarjeta de crédito en el archivo.

Nuestra política de reservas del salón y de cancelación de la Peluquería tiene como objetivo asegurar que tengamos la oportunidad de cubrir cualquier disponibilidad de última hora. No queremos que ningún cliente en lista de espera pierda su oportunidad de reservar una cita o recibir un servicio. Por favor, comprenda que nos comprometemos a ofrecerle el mayor nivel de servicio posible durante sus citas con nosotros.

Con el fin de facilitar la reserva y la cancelación de las citas realizadas dentro de nuestro software para peluquería, nuestro salón requiere una tarjeta de crédito en el archivo al reservar su servicio. Para algunos de nuestros servicios, tenemos una política de cancelación de depósito del salón. Esta cantidad de depósito se aplicará al total final de su servicio, en las fechas de su cita.

Si necesita cancelar debido a una emergencia personal o médica, por favor póngase en contacto con nosotros lo antes posible, y podremos decidir la mejor manera de proceder.

¿Cómo Ejecutar Eficazmente su Política de Cancelación?

Utilice un Software Para Peluquería y Anticípese a Las Cancelaciones y a Las Ausencias

Haga un seguimiento de las citas, envíe confirmaciones de 48 horas y recordatorios de 24 horas. Esto evitará las ausencias, las cancelaciones y que los clientes lleguen tarde a su cita.

Acepte depósitos y pagos en línea: Pida tarjetas de crédito, recuerde aceptar depósitos para las citas y utilice métodos de pago en línea para reservar servicios. Es menos probable que la gente se olvide o cancele las citas de los servicios del salón si ya ha pagado parte del importe del servicio con su tarjeta de crédito.

No te pierdas nuestro blog sobre 15 Formas de Reducir las Ausencias en las Peluquerías.

Considere La Posibilidad de Hacer Excepciones Con Los Clientes Fieles

A veces, mantener contento a un cliente fiel es más importante que ceñirse a unos criterios de política estrictos. A los clientes fieles del salón se les puede permitir ocasionalmente cancelar sus citas en menos de 24 horas. Se trata de construir y mantener una relación.

Tener una Política de "2 Huelgas"

Una política de "2 golpes" para las cancelaciones te ayuda a establecer reglas sin ser demasiado duro. Tal vez quiera dar una advertencia, la primera vez y mantenerla en el archivo. A continuación, cobra una cuota en su tarjeta de crédito si vuelve a ocurrir. Algunos salones también tienen una política de "huelga" para los que no se presentan, lo que les impide reservar servicios después de tantas citas perdidas.

Informa a Los Nuevos Clientes

La mayor parte de las cancelaciones y ausencias serán de clientes nuevos. No pierdas la oportunidad de darles a conocer tu política desde el principio. Ten una copia a mano para que la vean en cuanto reserven un servicio en tu salón o en línea. Asegúrate de que la entienden y la firman.

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Conclusión

Recuerde que una política clara de cancelaciones en el salón es la mejor manera de evitar cualquier confusión o sentimientos heridos, en el futuro. Los criterios de la política de tu salón deberían cubrir la mayoría de las situaciones, pero permitir a los empleados o a la dirección ser flexibles con los clientes fieles, si es apropiado. Por encima de todo, asegúrate de comunicar cualquier cambio en la política en reuniones con tu personal. Esto les ayudará a ser más profesionales y a explicarlo todo a tus clientes.

Contar con una política de cancelaciones en el salón facilitará la vida de todos. Le ayudará a evitar la pérdida de ingresos por las citas perdidas y las ausencias. También ayudará a animar a los clientes a avisar con suficiente antelación cuando necesiten hacer algún cambio en una cita o servicio. De este modo, no perderá la oportunidad de llenar un espacio vacío en su agenda.

Y si te gustan estas ideas o tienes alguna otra que hayas utilizado en el pasado para promocionar tu negocio de peluquería, ¿por qué no la compartes con la comunidad de Zolmi en la sección de comentarios más abajo? También estaremos encantados de responder a tus preguntas.