19 ideas para Optimizar su Calendario de Peluquería en 2023

Cómo optimizar el calendario de la peluquería.

Dirigir una peluquería con éxito requiere mucho tiempo y esfuerzo, y depende en gran medida de lo bien que se optimice el calendario de la peluquería.

Equilibrar los horarios de múltiples estilistas con diferentes habilidades y asegurarse de que su calendario de reservas se mantiene libre de vacíos puede ser un reto incluso para los mejores gerentes de salones. Sin las herramientas adecuadas, la Programación del Salón puede convertirse rápidamente en una pesadilla.

Veamos algunas soluciones para gestionar eficazmente el calendario de tu salón y obtener mejores resultados con menos trabajo manual.

19 Ideas Para Optimizar El Calendario de Tu Salón

1. Elija Bien Sus Franjas Horarias

Las peluquerías no venden cortes de pelo, ¡venden tiempo!

Antes de avanzar, lo primero que debe considerar en su desafío de optimización del calendario del salón de belleza es asegurarse de utilizar franjas horarias consistentes en su calendario para reservar sus servicios.

Le recomendamos que utilice franjas horarias fijas de 15 minutos, es decir, 15, 30, 45, 60, etc. Esto le ayudará a reducir los espacios improductivos en su calendario de salón como 10 o 20 minutos al azar aquí y allá.

2. Empiece a Utilizar un Software de Programación Del Salón de Belleza

En los salones de peluquería, las cosas cambian rápidamente, y la gestión del negocio implica saber siempre lo que está pasando.

Sí, su objetivo es mantener su calendario lleno, pero para mantenerlo a largo plazo, necesita tener tiempo para trabajar con su personal, atender a sus clientes, así como buscar la eficiencia del negocio.

Ahorra algo de estrés e introduce un poco de automatización y emplea un software de gestión de peluquerías que te ayude a optimizar tu calendario.

Con una aplicación móvil para peluquerías, siempre tendrá acceso a su agenda, a la reserva de citas de los clientes y podrá comprobar el rendimiento de su negocio de peluquería siempre que quiera, esté donde esté.

Podrá responder a las necesidades de su calendario de forma instantánea: cambiar las horas de trabajo del personal, añadir citas adicionales de los clientes, reaccionar ante las cancelaciones tardías, abordar de forma proactiva los tiempos muertos. Se acabaron los huecos en su calendario y las oportunidades perdidas.

Mantener toda la información unida en una sola app también hará más fácil señalar cualquier problema y solucionarlo rápidamente.

3. Habilite Las Reservas en Línea

¿Demasiadas solicitudes de reserva? ¿No lo sabemos todos?

¿Por qué no dejas que tus clientes se ocupen ellos mismos de sus necesidades de reserva?

Ofrece reservas online gratuitas en la página web de tu peluquería, en las redes sociales o en Google My Business, disponibles las 24 horas del día. ¿A quién no le gusta la libertad de poder reservar una cita cuando quiera, en lugar de tener que trabajar con su apretada agenda?

Al reservar en línea, sus clientes tendrán más tiempo para comprobar su disponibilidad, evitando futuras cancelaciones y reprogramaciones. También podrán rellenar un formulario de pretratamiento, reservar citas recurrentes o hacer reservas para grupos.

Con la reserva en línea, su equipo no tendrá que estresarse por las llamadas perdidas y podrá centrarse en sus clientes, ahorrando su energía para el servicio que están prestando. Esto también puede liberar a su recepcionista (si tiene una) para que le ayude con otras tareas.

Las funcionalidades de autorreserva, reprogramación y cancelación de reservas online de los clientes pueden ahorrarte mucho tiempo y recursos.

4. Envíe Confirmaciones de Citas y Recordatorios de Visitas

Las cancelaciones tardías y las ausencias pueden crear huecos en el calendario de su salón que no son otra cosa que ingresos perdidos para usted. El uso de confirmaciones y recordatorios de citas por SMS o correo electrónico puede ayudarle a reducir fácilmente esas pérdidas hasta en un 70%.

Cuando envíes a tus clientes recordatorios de visita (por ejemplo, 24 o 48 horas antes de su cita), podrán confirmar, cancelar o reprogramar fácilmente su cita a través de la aplicación de tu salón, lo que te dará la oportunidad de rellenar la franja horaria con otros clientes.

Además, fíjese en el tiempo que ahorrará si su recepcionista sustituye el seguimiento manual de las reservas por correos electrónicos, llamadas o mensajes de texto cliente por cliente. Ideas para optimizar el calendario de tu salón.

5. Crear una Lista de Espera

Muchos salones de belleza luchan con la forma de programar las citas para el cabello cuando su negocio ya está completamente reservado o alguien deja un hueco al cancelar de última hora, y esta es una solución.

Además de permitir que tus clientes reserven regularmente sus citas online, es una buena idea crear un sistema para que los clientes reserven un servicio en caso de que alguien cancele en el último minuto o tu peluquero tenga una vacante.

Aunque podrías hacerlo a la antigua usanza con un bolígrafo, papel y un montón de llamadas telefónicas, eso no va a optimizar tu calendario ni te va a ahorrar mucho tiempo.

Si se produce una cancelación o no se presenta, puede volver a llenar su calendario con una lista de espera automatizada en su software para barberías o centros de estética que envíe un mensaje a la gente, ofreciéndoles la oportunidad de reservar rápidamente una cita en esa franja horaria recién abierta. Si no reservan, se pone en contacto con la siguiente persona de la lista de espera.

De esta forma, se reduce el daño que las ausencias pueden causar a los resultados de la peluquería.

6. Ten en Cuenta Los Descansos y Reserva Tus Recursos

Su salón de belleza funciona sin problemas gracias al equipo de personal dedicado que trabaja tan duro para dar a cada cliente un servicio excelente.

El software para peluquería le permite a usted y a su personal gestionar sus horarios y establecer descansos extra, tiempo libre, bajas por enfermedad, etc. cuando sea necesario, respetando el tiempo ya reservado para sus clientes.

Al configurar sus servicios, también puede incluir algún tiempo bloqueado para cosas como la limpieza y la desinfección, las revisiones del equipo del salón.

También debe pensar en permitir que algunos de sus recursos se reserven automáticamente cuando se requiera para un servicio en particular, por ejemplo, una sala, o algún otro equipo del salón, para asegurarse de que no haya conflictos de programación o sorpresas, que tendrán que ser resueltos frente a sus clientes.

7. Priorizar La Reserva del Tiempo Lento Antes de Las Horas de Mayor Actividad

Para asegurarse de que no hay huecos en su calendario de citas, intente reservar primero a los clientes durante las horas más lentas siempre que sea posible.

Un software optimizado para peluquerías y spas puede hacer esto por usted y puede ayudarle a identificar y gestionar estos períodos más lentos mostrándolos como "disponibles" primero cuando los clientes reservan en línea. De este modo, llenará su calendario con reservas consecutivas.

También puede abrir su calendario gradualmente para la reserva en línea, lo que es genial para los nuevos salones de belleza que no quieren mostrar un calendario vacío a los nuevos clientes potenciales.

8. Sea Más Eficiente Con Sus Servicios de Peluquería

Considera la posibilidad de programar los servicios más pequeños, como cortes o recortes, durante las citas más largas o de aceptar a los que llegan sin cita previa en esos momentos. De esta manera, cada estilista tiene tiempo para completar estas reservas mientras espera a que termine un color o un proceso químico en otro cliente.

Una forma inteligente de gestionar las ventanas de tiempo de procesamiento es añadirlo a su tiempo de servicio en su software para salon de belleza y uñas, lo que hará que esté disponible para reservar en su calendario para otros clientes.

Cuando decida su oferta de servicios de salón de belleza, incluya variaciones, por ejemplo, pelo corto, medio, largo, diferencie el color completo de sólo las mechas, etc.

Eso te permitirá contabilizar mejor el tiempo que tus clientes pasarán en la silla y aprovechar mejor tu calendario de salón.

9. Venta de Complementos Dentro de Los Servicios

La venta de servicios adicionales a los clientes que se sientan en su sillón puede no ser fácil para todos. ¿Por qué no ofrecer la opción de añadir un servicio adicional durante la reserva online del servicio principal?

Sus clientes tendrán tiempo para considerar los beneficios del servicio adicional, por ejemplo, el acondicionamiento profundo, ver el precio por adelantado (¡sin preguntas incómodas sobre el precio!), y estarán más dispuestos a actualizar su servicio. De este modo, aumentarás los beneficios de tu salón y harás que el calendario de tu salón sea más eficiente.

10. Adopte Políticas de Cancelación y de No Presentación

La mayoría de los negocios en la industria de la belleza tienen una política de cancelación y de no presentación para desalentar que esto suceda. También da a las empresas, a la dirección y a los clientes una idea clara de lo que ocurrirá si hay que cambiar las citas de servicio o cancelarlas en el último momento. No tenga miedo de pedir una tarjeta de crédito para garantizar la plaza de alguien en caso de reservas complejas o servicios múltiples: puede configurar su software para peluquería para que lo haga en el momento de la reserva. También puedes configurarlo para que los clientes vean y acepten la política de cancelación en el momento de la reserva, lo que reducirá las cancelaciones y las confusiones posteriores.

11. Ten en Cuenta Las Visitas Sin Cita Previa

Si tu peluquería está en una zona de mucho tráfico, asegúrate de tener en cuenta las entradas sin cita previa. Es posible que quieras establecer un sistema (por ejemplo, el autocheck-in) o dejar algunas franjas horarias libres para estos clientes de última hora.

Si se trata de un fenómeno constante, puede que incluso quiera añadir un miembro más del personal durante los momentos más ajetreados del día o de la semana.

Recuerda que puedes seguir ofreciendo el autoservicio a los que llegan sin cita previa. Mantén algunos códigos QR en la recepción, que tu cliente sin cita pueda escanear rápidamente y comprobar si hay huecos libres para reservar una cita en el momento.

12. Mantenga Actualizada La Información y El Historial de Sus Clientes

Si quieres enviar recordatorios de citas, tendrás que mantener actualizada la información de contacto de todos.

Las peluquerías también suelen mantener un registro del historial de marketing y compras, así como de los servicios capilares que han recibido sus clientes.

Puedes tener esta información integrada en tu sistema de gestión de peluquerías y ayudarte a optimizar tu calendario enviando recordatorios de reposición de citas.

Al tener el historial de compras de sus clientes disponible durante la compra, también puede ofrecerles algunos productos que hayan comprado anteriormente, etc.

Los estilistas también pueden utilizar esto para comprobar los detalles de las visitas anteriores o las notas de los nuevos clientes añadidas durante la reserva online, y planificar en consecuencia, ahorrando tiempo.

13. Utilizar Herramientas de Marketing

También puede automatizar algunas de sus actividades de marketing y utilizar el software para salones y spas para enviar mensajes SMS promocionales, realizar campañas de marketing automatizadas, enviar vales de cumpleaños o de vacaciones especiales, o boletines de noticias del salón.

Su software para peluquería también puede enviar notas de agradecimiento y encuestas automáticas después de una cita, curando los comentarios de los clientes para que pueda responder en privado a las opiniones negativas, pero animando automáticamente a los clientes a compartir las positivas en Google My Business o en las redes sociales.

14. Deje Que Su Personal Gestione Su Propio Horario

Desde organizar los turnos hasta conocer sus rasgos que pueden afectar al horario, es importante involucrar a tu personal. Esto es cierto en cualquier negocio o industria, pero especialmente para la gestión en las peluquerías.

El don de gentes es una parte esencial de la buena gestión y puedes ahorrar mucho tiempo y estrés (además de obtener valiosas opiniones gratuitas) si te mantienes unido a tu personal del salón de belleza y trabajáis juntos en la programación.

Será mucho más fácil señalar los conflictos de programación y conseguir que la gente acepte trabajar en diferentes turnos si estáis haciendo la planificación en grupo.

15. Programe Su Personal En Función de La Afluencia de Clientes

Cuando planifique el calendario de su personal, tenga siempre en cuenta la hora del día, el día de la semana y la temporada.

Haz que la hora más ocupada del día esté totalmente cubierta, mantén los descansos al mínimo, puedes compensar eso durante el tiempo lento para no sobrecargar de trabajo a nadie.

Lo mismo ocurre con las temporadas ocupadas y lentas, que hay que planificar con antelación y comunicar bien a tu personal.

16. Formación Cruzada de Su Personal

Una importante estrategia de gestión empresarial es simplemente formar a los peluqueros para que realicen múltiples trabajos.

Las funciones de una recepcionista pueden unirse a otras tareas administrativas como la tramitación de pagos y la actualización de la página web y las redes sociales del salón cuando no estén ocupadas con las reservas.

En el caso de la peluquería, las tareas de reserva de citas en línea, la recepción y la limpieza pueden incluso integrarse en las tareas de otros miembros del personal, especialmente durante los tiempos muertos o el tiempo libre. El software de reservas puede ayudarle a identificar estos tiempos de inactividad utilizando su aplicación de calendario para salones de belleza y de uñas y programar a menos personas en consecuencia.

17. Gestiona Bien Tu Rutina de Servicios

Tienes que asegurarte de que las citas de los clientes empiezan y terminan a tiempo.

El primer paso empieza por ser puntual. Luego es importante que planifiques bien el tiempo para completar tus servicios de peluquería. Tómate tu tiempo, utiliza tu experiencia y prepárate para el éxito.

Asegúrate de no alargar una cita sobre otra con demasiados huecos o descansos no planificados. A veces, cuando tus clientes se retrasan mucho, ofréceles otro servicio que no repercuta en tus próximas citas.

18. Acepta El Pago En Línea

Los sistemas de punto de venta o TPV eficientes están integrados en el software para peluquerías y trabajarán juntos para minimizar la pérdida de tiempo, dejándole libre para centrarse en el funcionamiento de su negocio.

Algunas de las formas en las que el sistema TPV para salones de peluquería agilizará el proceso de pago son utilizando opciones que permiten a los clientes guardar la información de su tarjeta y pagar rápidamente utilizando la aplicación del salón o aceptando pagos en línea por el precio total en el momento de la reserva. Esto creará una experiencia muy cómoda tanto para el personal como para los clientes.

También puedes solicitar el pago de un depósito o un prepago, o pedir a tus clientes que den los datos de su tarjeta de crédito durante la reserva online y cargar automáticamente los gastos de cancelación tardía. De este modo, una cancelación de cita de última hora en el calendario de la peluquería te costará la pérdida de ingresos.

19. Haga Opiniones de La Agenda Diaria

Dedica un tiempo cada mañana y durante el día a revisar tu calendario del salón de belleza. Conocer su agenda, junto con el tipo de citas reservadas, le ayudará a prepararse para cualquier imprevisto.

Siempre va a haber casos como:

• Reservar una cita para una hora equivocada del estilista;
• Que las citas se alarguen más de lo previsto;
• Los clientes llegan tarde o no acuden a la cita;
• Conflictos en las reservas;
• Pequeños huecos en el calendario que hay que rellenar, etc.

Estos son los riesgos de programación más comunes a los que se enfrentará en su salón de belleza y la mejor manera de manejarlos es actuar sobre ellos tan pronto como sea posible.

Para obtener más información sobre el constructor de páginas web para peluquerías, consulte también el Creador de Sitios Web para Peluquerías.

Conclusión

No es fácil dirigir una peluquería con mucho trabajo y equilibrar las necesidades de los miembros de su personal con los horarios de cada cliente. Si su sistema de programación se siente como un castillo de naipes que necesita equilibrar y ajustar todo el tiempo, entonces considere el uso de una aplicación de reservas de salón.

Junto con las otras estrategias que hemos mencionado, el software de calendario para peluquerías, combinado con un poco de planificación, puede liberar mucho de su valioso tiempo y el de su equipo. Así podrás volver a hacer lo que más te gusta.