Guía para la Gestión del Stock de la Peluquería

La gestión de las existencias de la peluquería es una parte integral del funcionamiento de un negocio de peluquería. Si las ventas al por menor se procesan y se hace un seguimiento con los métodos correctos, puede ayudar a mejorar los beneficios de su peluquería.

Aparte de los costes de personal, alquiler y servicios públicos, las existencias o el stock serán probablemente el siguiente gasto más importante de su peluquería.

Así que, para facilitarte la vida, te presentamos algunos de los elementos clave que debes conocer sobre la gestión de las existencias de la peluquería.

Enlaces Rápidos al Capítulo

1. ¿Por Qué es Tan Importante La Gestión de Las Existencias?
2. 7 Beneficios de La Gestión De Existencias en La Peluquería
3. Conclusión

¿Por Qué es Tan Importante La Gestión de Las Existencias?

El stock de la peluquería representa dinero en efectivo que se bloquea en su negocio y esto puede causar graves problemas de flujo de caja si no se gestiona correctamente, lo que resulta en una de las principales razones por las que las peluquerías fracasan según la investigación de la Asociación de Pequeñas Empresas de América.

¿Así que tienes que hacerlo bien? ¿No es así?

Y lo que es más importante, disponer de un sistema de control de existencias de la peluquería, ya sea mediante una hoja de cálculo o un software de existencias de la peluquería, le permitirá gestionar correctamente los niveles de existencias de sus productos de venta al por menor y de la barra de distribución y le ayudará a mejorar la calidad de la experiencia de los clientes de su peluquería. No hay nada peor para un cliente que su producto favorito esté agotado o que los productos que forman parte de un servicio no estén disponibles.

¿Te gustaría ser el miembro del personal que da la mala noticia?

Probablemente no.

Sin duda, merece la pena saber cómo gestionar el stock de forma eficaz para minimizar el riesgo en estas áreas críticas.

7 Beneficios de La Gestión De Existencias en La Peluquería

• Mejora el Flujo de Caja del Negocio
• Mejora los Beneficios
• Mejora la Experiencia del Cliente
• Mejora el Proceso de Pedido
• Reduce las Mermas
• Reduce el Exceso de Existencias
• Ahorra Tiempo

No Adivine la Gestión de las Existencias en la Peluquería

Decidir cuándo hacer un pedido a los proveedores y mantener un buen nivel de existencias en una peluquería no debería ser una conjetura.

Una gestión eficaz de las existencias de la peluquería consiste en una combinación continua de comprobación de las listas de existencias de la peluquería y de un cuidadoso calendario de pedidos.

Usted conocerá perfectamente sus productos más consolidados, con sus tendencias y volúmenes de venta predecibles. Pero es posible que tenga un nuevo producto con un rendimiento de ventas desconocido.

Independientemente de si le preocupan los suministros de la barra trasera o los suministros de la venta al por menor, puede utilizar la gestión de existencias para asegurarse de que su negocio crece de forma rentable.

Varios proveedores de software de gestión de existencias para el cabello en línea automatizan el control de las existencias y reordenan automáticamente para una mejor gestión de los pedidos.

Gestione el Flujo de Caja Mediante el Seguimiento de Las Existencias de la Peluquería

Cualquier empresario de éxito sabe que el dinero en efectivo es el rey y es esencial para cualquier negocio.

Es importante contar con sistemas y procesos de gestión de las existencias de la peluquería para asegurarse de que tiene suficiente dinero en su cuenta bancaria a final de mes, pero que aún tiene suficientes suministros para la siguiente entrega.

Consejos para Mejorar el Flujo de Caja

• Mantenga separados los suministros de la barra trasera y los de la venta al por menor para poder hacer un seguimiento preciso de los costes como porcentaje de las ventas y averiguar cuáles son sus beneficios netos.
• Pida una cantidad más restringida basándose en los datos de sus informes de existencias para reducir los costes de almacenamiento y de desperdicio.
• Controle los movimientos de artículos individuales con los datos de su herramienta de stock de peluquería (es decir, hoja de cálculo, lista o software) para mantener actualizados los niveles de stock mínimo y máximo.
• Gestionar el coste de los productos vendidos (a menudo denominado COGS). Puede abarcar diferentes costes variables, pero generalmente cubre los costes de compra, los costes de conversión y otros costes incurridos para llevar las existencias a su ubicación y almacenamiento actuales.
• Supervise los movimientos con frecuencia para estar al tanto de los niveles de suministro, ya que no querrá quedarse sin un producto popular establecido ni tener un exceso de existencias de un producto nuevo no probado.

Establezca sus Objetivos para Gestionar el Stock de la Peluquería

Es esencial que se fije metas para usted mismo, así como para su equipo, para impulsar los esfuerzos para lograr sus objetivos en cuanto a la gestión de las existencias de la peluquería.

¿Cómo puede conocer los objetivos si no establece metas?

Ideas de Objetivos para la Gestión del Stock de la Peluquería

• Objetivo de pérdida / contracción de existencias
• El coste máximo de las existencias como porcentaje de los ingresos
• Niveles mínimos de retención de existencias
• Objetivos de beneficio bruto
• Coste de las mercancías vendidas
• Tipos de categorías máximas
• Número máximo de marcas
• Duración máxima de las existencias antes de los descuentos
• Descuento máximo por producto
• Seguridad en el almacenamiento de productos
• Utilización de productos para la barra trasera
• Número de productos agotados por mes
• Transferencia de productos entre centros, si se trata de un negocio con varios centros
• Control entre el almacén y la zona de venta de la peluquería o el spa

¿Qué Elementos se Deben Incluir en la Gestión de Existencias de los Salones de Peluquería?

Muchos propietarios y gerentes de peluquerías se preguntan a menudo qué artículos incluir en la lista de existencias de la peluquería.

Creemos que todos los artículos que le ayudan a proporcionar un servicio a sus clientes deben ser incluidos y rastreados.

Básicamente, cualquier cosa que se mueva (incluso fuera de la puerta de la peluquería) o que deba reordenarse, debe incluirse.

A continuación se muestra una lista de lo que puede incluirse en las existencias de su peluquería:

• Productos de Venta al Público
• Productos de la Barra Trasera
• Productos de Limpieza
• Toallas o Batas
• Otros Productos de Apoyo a las Operaciones

¿Qué Datos de Stock Necesita Registrar?

Para facilitarle la vida a usted y a su equipo, siempre es mejor empezar de la manera correcta y esto incluye capturar toda la información correcta sobre productos y distribuidores.

Dependiendo del tamaño de su negocio, depende de usted lo que deba incluir en cualquier hoja de cálculo o lista de existencias.

Recuerde que una de las principales ventajas de la gestión de las existencias de la peluquería es el ahorro de tiempo.

A continuación se indican algunos datos de las existencias que debería incluir:

• Su Número de Referencia
• SKU / Código de Barras
• Distribuidor / Mayorista
• Marca
• Nombre del Producto
• Descripción del Producto
• Nivel Mínimo de Stock
• Precio de Venta Al por Mayor
• Nivel de Impuestos
• Precio de Venta Al Público
• Valor Total en Stock
• Volumen de Pedido
• Ubicación del Stock
• Fecha de Caducidad del Producto

Defina el Uso de las Existencias en su Peluquería

A menudo puede resultar difícil hacer un seguimiento de los artículos de stock específicos una vez que se han colocado en las barras traseras, en las salas de tratamiento o para la venta al por menor en la planta de la peluquería.

Anime a los empleados a que informen de la cantidad de productos que utilizan para los distintos tratamientos, de manera que estos datos puedan ser recogidos por algunas soluciones de software para peluquerías. El software puede entonces generar informes sobre los costes de material para cada tratamiento y sugerir más adelante cuándo deben reordenarse los productos de la barra trasera.

Por ejemplo, ¿cuántos champús de media se obtienen de una botella de champú de 34oz / 1 litro?

Si su software de gestión de peluquerías permite hacer un seguimiento del uso del negocio, le permitirá saber qué cantidad de cada producto puede tener en cada momento.

Basta con introducir la frecuencia con la que se ofrece cada tipo de tratamiento para obtener resultados con una precisión de una fracción de botella.

Aunque reconocemos que esto puede no ser los niveles precisos como el uso real (por lo general se desvían en no más de 2-10%), es un punto de referencia útil para utilizar al decidir cuándo pedir nuevos suministros.

Utilice las Hojas de Existencias de la Peluquería para Decidir Cuánto Pedir

Además de saber cuándo hacer un pedido, los responsables de la peluquería suelen tener la tarea de decidir qué tipo de productos pedir y en qué cantidades.

Puede aprovechar la función de seguimiento de las existencias de la peluquería disponible en el software para peluquerías. Considere el siguiente flujo de trabajo para que el sistema de stock de peluquería haga un seguimiento de los suministros en función de los productos entregados en la peluquería:

• Hacer pedidos de compra, el gerente debe tener acceso a información como las ventas y entregas de productos. El gerente puede identificar la cantidad de lo que debe pedir y agrupar los pedidos por proveedor.
• Aprobar las órdenes de compra, las órdenes de compra proporcionan total transparencia al director financiero o al propietario de la peluquería. Ellos pueden revisar y aprobar los pedidos con esa información.
• Utilizar las órdenes de compra para verificar las entregas, cuando el proveedor entrega sus suministros, el gerente puede comprobar que se entregan las cantidades ricas de los productos correctos, y luego actualizar los registros.

Diferentes Maneras de Realizar el Seguimiento de las Existencias de su Salón de Belleza

Tradicionalmente, el seguimiento de las existencias y la fijación de objetivos se realiza mediante una lista de existencias de la peluquería o una hoja de cálculo de las existencias de la peluquería, que es una forma fácil de Con el software de existencias, los gestores pueden ver los datos que registra automáticamente el sistema y generar informes rápidos y sencillos. Los sistemas informáticos también pueden hacer un seguimiento de los productos que están cerca de su fecha de caducidad, así como informar al gerente sobre los productos que tienen menores tasas de rotación.

Software para Peluquerías

Muchas soluciones de software de gestión de inventario de peluquerías vienen con una aplicación de stock de salón que permite la visibilidad del stock y la generación de informes en cualquier momento.

Un gestor de peluquerías eficaz debe buscar un software de existencias bien redondeado que ofrezca:

• Acceso a los niveles de stock en tiempo real
• Debe estar basado en la web y en la nube
• Punto de venta para facilitar la gestión de las existencias
• Capacidad para escanear códigos de barras
• Proyectar el agotamiento de las existencias en función de una serie de combinaciones de servicios
• Compararlo con los niveles de stock auditados físicamente
• Recordar a los responsables de las peluquerías que pidan productos cuando las existencias estén a punto de agotarse
• Sugiere el pedido de productos en niveles adecuados para reducir el espacio de almacenamiento pero garantizando la disponibilidad
• Genera informes con conclusiones procesables para que los propietarios de las peluquerías puedan tomar decisiones eficaces
• Se integra con programas de contabilidad, como Quickbooks o Xero

Hoja de Cálculo de Existencias para Peluquerías

Es lo más parecido a utilizar un software para peluquerías dentro de tu salón de belleza y te permite hacer un seguimiento electrónico de tus niveles de stock.

Una de las mejores cosas es subir su hoja de cálculo de existencias de la peluquería a Google Sheets, ya que esto hace que esté disponible para usted donde quiera que esté.

Lista de Existencias de la peluquería

Esta es probablemente una de las formas menos infecciosas de gestionar el stock de la peluquería, ya que no puedes automatizar ninguno de los procesos.

Si está empezando, el uso de una plantilla de lista de existencias de la peluquería (a veces llamada hoja de recuento de existencias de la peluquería) es una buena manera de empezar. Le permite entender fácilmente lo que necesita medir dentro de su peluquería.

El software puede elaborar un informe y darle una recomendación.

Le permitirá saber en qué intervalos debe realizar los pedidos para optimizar los costes de entrega y cumplir con los requisitos de los pedidos mínimos. Incluso puede hacer un seguimiento del uso de los suministros por servicio que puede desglosar el agotamiento de las existencias en fracciones de botella.

A largo plazo, decidir qué día de la semana hay que hacer un pedido es importante. Los gestores pueden incluso optar por utilizar la función de alerta de existencias o que se les recuerde periódicamente cuándo deben hacer un pedido.

La función de alerta de existencias le avisa de cualquier situación inminente de falta de existencias. Puede utilizar esta información para hacer un pedido a tiempo antes de que se agote por completo. Si un salón de peluquería suele estar ocupado, por ejemplo, durante los fines de semana, es posible que desee que el sistema le recuerde que debe hacer el pedido un lunes o un martes para garantizar que el envío llegue el siguiente día laborable.

Se aconseja a los salones de peluquería con múltiples ubicaciones que mantengan cada sucursal como una entidad separada, para poder transferir las existencias si es necesario.

Recuerde establecer un presupuesto antes de pedir cualquier producto a los proveedores. Disponer de un stock suficiente para atender a sus clientes significa que puede aprovechar todas las oportunidades para prestar servicios. Pero un stock excesivo también puede suponer mayores costes de almacenamiento.

Haga un Seguimiento de las Mermas en su Peluquería

La pérdida de existencias es un problema grave y puede representar una pérdida de beneficios. Por eso es importante poder controlar y reducir las mermas.

El fraude, los daños, los robos, la caducidad o la obsolescencia de los productos pueden provocar mermas. Aunque es imposible reducir la pérdida de existencias a cero, se pueden tomar medidas para aliviar la situación.

Si se pide la cantidad adecuada de productos a intervalos regulares, se pueden reducir las mermas. La caducidad de los productos suele ser el resultado de pedir demasiadas existencias a intervalos irregulares. Puede utilizar métodos de seguimiento de existencias en el software para peluquería para ayudar a pedir las cantidades adecuadas.

Los envíos deben revisarse a fondo para comprobar que no hay daños o que faltan productos.

Programar los pedidos en los momentos de menor actividad de la semana le permite comprobar cuidadosamente todas las entregas que llegan antes de aceptarlas. Normalmente, si un producto está dañado, el proveedor estará encantado de sustituirlo en el siguiente envío. Si sólo está dañado el embalaje, puede pensar en utilizarlo como artículo de la barra de reserva o rebajarlo a precios promocionales.

El despilfarro suele producirse por los malos hábitos de los empleados.

Recuerde comprobar el uso previsto en el software con el uso real cuando realice la auditoría para ver si hay alguna diferencia importante en las cifras. Si esta situación persiste en su peluquería, puede ser necesario reciclar al personal.

Cuándo Auditar el Stock de su Peluquería

Los salones de peluquería deben realizar auditorías periódicas, incluso cuando el software de gestión de existencias de la peluquería está en su lugar. Los salones de peluquería con altas ventas al por menor y una alta tasa de rotación de existencias deben hacer esto sobre una base mensual, pero los salones de peluquería más pequeños deben estar bien con una auditoría de stock trimestral o semestral.

El propósito de este ejercicio es asegurarse de que cualquier discrepancia en la lista real de productos de la peluquería se concilie con los datos del software.

Normalmente, dos o más empleados de la peluquería cuentan las existencias físicas en la peluquería. A continuación, intercambian los recuentos y cotejan los de cada uno con los suyos para garantizar la total exactitud. A veces, una discrepancia puede deberse a un error humano en el recuento o en el escaneo de los productos, por lo que siempre es prudente establecer un margen del 2% para cualquier diferencia entre el recuento y el registro del software.

Utilice el Sistema de Stock de la Peluquería para Controlar los Turnos de Stock

La rotación de existencias es la frecuencia con la que se agotan o reponen los suministros. Es el eslabón crucial para entender la relación entre el beneficio de la venta al por menor y los costes de las existencias. El número de turnos de existencias suele calcularse de forma anual, pero algunos salones de peluquería con frecuencias de ventas más altas pueden elegir intervalos más cortos.

Un mayor índice de rotación de existencias significa que un determinado producto se vende con frecuencia y es más saludable para su flujo de caja. Es posible que desee pedir estos productos en cantidades más grandes en intervalos más largos para agregar los costos de envío. El software para stock puede utilizar las plantillas de stock de peluquería para decidir cuándo pedir qué productos y qué cantidades en función de la frecuencia de rotación del stock.

Formar al Personal en el Uso de las Aplicaciones de Stock para Peluquerías

Proporcione a su personal la formación adecuada en materia de gestión de existencias y suministros. Asegúrese de que saben interpretar y utilizar herramientas informáticas como las hojas de existencias de tintes, los formularios de existencias de peluquería y las listas de existencias de peluquería. Mantener una jerarquía de pedidos adecuada es clave para eliminar la duplicación de esfuerzos. Si se asigna a dos o más miembros del personal la supervisión del mismo producto, puede producirse una duplicación de pedidos que provoque despilfarro y confusión.

Diseñe el sistema de supervisión de las existencias de modo que sea estricto pero transparente. Es necesario poder controlar y limitar las pérdidas debidas a robos o descuidos de los empleados, pero también poder hacer un seguimiento de las ventas y del uso profesional de los suministros.

Pida a los Proveedores que le Ayuden a Controlar las Existencias de la Peluquería

Limitar su peluquería a unas pocas líneas de productos profesionales, especialmente cuando está abriendo una nueva peluquería, puede ayudarle a establecer una relación saludable con sus proveedores. Normalmente, los proveedores están dispuestos a ayudarte con la publicidad en la tienda, sobre todo si tienes en stock sus últimos productos. Construya una sólida red de proveedores y trabaje para conseguir una oferta de productos simbiótica.

Los clientes suelen confiar en sus conocimientos profesionales cuando un producto nuevo sale de la cadena de producción. Asesóreles sobre cómo utilizar esos nuevos productos y proporcióneles información sobre los últimos productos disponibles. Merece la pena ofrecer ofertas promocionales para incentivar a los clientes a probar el nuevo producto.

Algunos tipos de productos pueden ser específicos de determinadas épocas del año y presentar ciclos estacionales. Asegúrese de que tiene suficientes existencias antes de las temporadas altas y trabaje con los proveedores para ver si están dispuestos a recuperar el exceso de existencias una vez terminada la temporada para evitar el desperdicio de productos caducados.

En algunos productos, ciertos compuestos químicos son sensibles a los cambios de temperatura. Los propietarios de salones de peluquería deben tener en cuenta que en algunas regiones puede haber condiciones meteorológicas adversas en invierno. Los tiempos de envío prolongados podrían arruinar algunos productos bajo estas condiciones climáticas. Podría ser útil abastecerse para el invierno antes de que llegue el frente frío y los gerentes pueden utilizar los sistemas de gestión de existencias de la peluquería para predecir la cantidad de existencias para la próxima temporada de invierno.

Cómo Mostrar el Stock de la Peluquería

Es importante utilizar las hojas de cálculo de las existencias de la peluquería para hacer un seguimiento de los suministros y mantener las estanterías llenas. Es mucho más probable que los clientes compren productos en una estantería llena. Asegúrate de que los productos estén colocados en la parte delantera de la estantería y bien iluminados para atraer a los clientes que entran. He aquí algunos consejos para optimizar el espacio en las estanterías.

Tenga suficientes productos para abastecer los estantes por completo, pero no tanto como para aplastar su flujo de caja. Limítese a 2 o 3 líneas de productos profesionales para observar las pautas de compra. Designe a un miembro del personal para que trabaje como representante de ventas y se encargue de la gestión de las existencias de la tienda.

Su recomendación a los clientes como profesional de la peluquería es la herramienta de marketing más persuasiva en la tienda, no almacene marcas sólo porque son muy conocidas.

Trabaja con empresas que estén dispuestas a recuperar los productos si no se venden, asegúrate de que tu dinero puede fluir en tu caja.

Otro problema de la colocación de productos es el robo. Puede colocar los productos más caros en la parte trasera de la tienda, donde el personal puede supervisarlos, y tener cámaras de seguridad en la parte delantera, donde suelen producirse los robos. Anima a tu personal a ofrecer ayuda a los compradores para disuadir de las actividades sospechosas.

Consejos Finales para la Gestión de las Existencias en la Peluquería

• Revisa los niveles de existencias a intervalos regulares y averigua si hay discrepancias entre las existencias físicas y el uso previsto.
• Gestione el espacio de almacenamiento evitando el exceso de existencias de los productos de venta lenta y el déficit de existencias de los artículos más populares.
• Saber qué cantidad de productos hay en el almacén en un momento dado, esta regla evita el despilfarro.
• Utiliza el software para peluquería para predecir la cantidad de existencias que necesitarás pedir y mantén algunas existencias en caso de que se produzcan retrasos en las entregas.
• Averigua cuáles son las fechas de caducidad de los productos y almacena sólo la cantidad necesaria para evitar mermas.
• Construya una sólida red de proveedores y aproveche su relación para conseguir ofertas a precios más bajos.
• Elige el proceso o sistema adecuado para tu peluquería, que te ayude con el control de las existencias.

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Conclusión

El seguimiento y la gestión de las existencias de la peluquería es un importante centro de costes en la gestión de un negocio de peluquería y estética. Es importante estar al día de las últimas tendencias de ventas y de los movimientos de productos para asegurarse de que se pide la cantidad correcta de existencias. Aunque algunos de estos consejos pueden dar resultados inmediatos, otros pueden tardar en mostrar los beneficios de la reducción de costes.

¿Cuáles son tus consejos para compartir en relación con la gestión de las existencias de la peluquería? Compártelos a continuación.