Software de Control de Stock de Peluquería: 7 Beneficios para tu Centro

La gestión del inventario de tu peluquería o centro de estética es una parte integral de la gestión de un negocio de peluquería. Si las ventas de productos son procesadas y seguidas con los métodos correctos, puede ayudar a mejorar las ganancias de su peluquería o centro de estética.

Aparte de los costes de personal, el alquiler y los servicios públicos, el inventario o stock, como se le llama en algunas partes del mundo, sea probablemente el próximo gasto comercial más alto en su peluquería según Schwarzkopf Profesional.

Por ello para hacerte la vida más fácil, hemos descubierto algunos de los elementos clave que debes conocer sobre la gestión del inventario de peluquería.

Enlaces Rápidos del Capítulo

1. ¿Por qué es tan Importante la Gestión de Stock?
2. 7 Beneficios de Control de Stock de Peluquería
3. No Pa al Azar las Existencias de Peluquerías
4. Administrar Flujo de Caja (Liquidez o Movimiento de Efectivo) Realizando un Seguimiento de Stock de Peluquería
5. Establezca sus Objetivos para Administrar el Inventario de la Peluquería
6. ¿Qué Elementos Incluir para la Gestión de Inventario de Peluquerías?
7. ¿Qué Datos de Inventario Necesita Almacenar?
8. Definir uso de Inventario en su Peluquería
9. Use Hojas de Inventario de Peluquería para Decidir Cuánto Pedir
10. Diferentes Formas de Seguir el Inventario de su Peluquería
11. Seguimiento de Pérdidas en su Peluquería
12. Cuándo Auditar su Stock de Peluquería
13. Usar el Sistema de Inventario de Peluquerías para Supervisar las Rotaciones de Inventario
14. Capacitar al Personal para Usar las Aplicaciones de Inventario de la Peluquería
15. Haga que los Proveedores lo Ayuden con el Control de Inventario de Peluquería
16. Cómo Mostrar el Stock de Peluquería
17. Consejos Finales para la Gestión del Inventario de la Peluquería para Recordar
18. Conclusión

¿Por qué es tan Importante la Gestión de Stock?

El inventario de stock o existencias de la peluquería representa el ingreso de dinero en efectivo a su empresa, lo que puede ocasionar graves problemas de flujo de efectivo si no se gestiona correctamente, lo que resulta en en una de las razones principales por las que fallan las peluquerías a la investigación de la Asociación de Pequeños Negocios de América.

Hay que hacerlo correctamente

Más importante aún, contar con un sistema de control de inventario de peluquerías y administrar correctamente los niveles de inventario de sus productos a la venta y puede ayudar a mejorar la calidad de la experiencia del cliente de su peluquería.

No hay nada peor para los clientes …

que su producto favorito está agotado

o productos que forman parte de un servicio que no está disponible

¿Le gustaría ser el miembro del personal que tiene que dar la mala noticia?

¡Probablemente no!

Sin duda vale la pena saber cómo administrar su inventario de manera efectiva para minimizar el riesgo en estas áreas críticas.

La gestión de stock en una peluquería no es difícil

Muchos gerentes o propietarios de peluquerías piensan que una buena administración de inventario de peluquería puede ser muy difícil y requiere mucho tiempo …

No es verdad

Sin embargo, sólo será fácil si documenta de manera eficiente (ya sea en papel, en un documento de excel o en la nube), rastrea correctamente y luego se aplica correctamente en su negocio diario.

7 Beneficios de Control de Stock de Peluquería

1. Mejora el flujo de efectivo
2. Mejora los beneficios
3. Mejora la experiencia del cliente
4. Mejora el proceso de pedido
5. Reduce las pérdidas
6. Reduce el inventario de sobra
7. Ahorra tiempo

No Pa al Azar las Existencias de Peluquerías

Decidir cuándo hacer un pedido con los proveedores y mantener un buen nivel de inventario en una peluquería de belleza no debería hacerse al azar.

La administración efectiva de inventario de peluquería se trata de una combinación continua de la comprobación de listas de inventario de peluquerías y un cuidadoso calendario de pedidos.

Este es un proceso de pedido estrictamente controlado que se llama Administración de inventario “Just In Time” (JIT) ….

Conocerá sus productos con mejor tirada con sus tendencias y volúmenes de ventas predecibles. Pero es posible que tenga un producto nuevo con un rendimiento de ventas desconocido.

Independientemente de si le preocupan los productos de su estantería de productos para uso propio o los productos a la venta, puede usar la administración de inventarios para ayudarlo a garantizar el crecimiento de su negocio de forma rentable.

Varios proveedores de software de gestión de inventario en línea automatizan el control de stock y reorganizan automáticamente para una mejor gestión de pedidos.

Administrar Flujo de Caja (Liquidez o Movimiento de Efectivo) Realizando un Seguimiento de Stock de Peluquería

Cualquier propietario de un negocio exitoso sabe que el efectivo es el rey y es esencial para cualquier empresa.

Es importante contar con sistemas y procesos de control de inventario de peluquerías para garantizar que tenga suficiente dinero en su cuenta bancaria a fin de mes, pero que aún tenga suficientes suministros para la próxima entrega.

Consejos de inventario para mejorar el flujo de caja o movimiento de efectivo

• Mantenga su estantería de productos de uso propio y los productos para vender separados para realizar un seguimiento preciso de los costes como porcentaje de las ventas y averiguar cuáles son sus ganancias netas.
• Solicite una cantidad más restringida en función de los datos de su informe de inventario para reducir los costes de almacenamiento y desperdicio.
• Controle los movimientos individuales de los artículos con los datos de su herramienta de inventario de la peluquería (es decir, hoja de cálculo, lista o software) para mantener actualizados los niveles mínimos y máximos de existencias.
• Administre su coste de productos vendidos (a menudo denominado COGS). Esto puede cubrir diferentes costes variables, pero generalmente cubre los costes de compra, los costes de cotaversión y otros costes incurridos para llevar los inventarios a su ubicación y almacenamiento actuales.
• Supervise los movimientos a menudo para estar en la parte superior de los niveles de suministro, no desea quedarse sin un producto popular establecido o sobre inventario en un producto nuevo no probado.

Establezca sus Objetivos para Administrar el Inventario de la Peluquería

Es esencial que se establezca metas para usted, así como también que su equipo impulse los esfuerzos para lograr sus objetivos en relación con la gestión del inventario de peluquerías.

¿Cómo se conocen los objetivos si no se establecen objetivos?

• Ideas de objetivo de gestión de inventario de peluquería
• Objetivo de pérdidas económicas y pérdidas por stock
• Coste máximo de stock como porcentaje de ingresos
• Niveles mínimos de tenencia de acciones
• Objetivos de beneficio bruto
• Coste de los bienes vendidos
• Tipos de categoría máximos
• Número máximo de marcas
• Período máximo de tiempo para mantener existencias antes de descontar
• Descuento máximo por producto
• Seguridad de almacenamiento del producto
• Uso del producto para la estantería
• Número de productos agotados por mes
• Transferencia de mercancías entre sitios, si es un negocio de varios sitios
• Control entre la sala de stock y el área de venta al por menor de la peluquería o spa

¿Qué Elementos Incluir para la Gestión de Inventario de Peluquerías?

A menudo, muchos propietarios y gerentes de peluquerías preguntan qué elementos de una peluquería incluir en la lista de artículos del inventario de la peluquería.

Creemos que se deben incluir y seguir todos los elementos que lo ayudan a proporcionar un servicio a sus clientes.

Básicamente, se debe incluir todo lo que se mueve (incluso fuera de la puerta de su peluquería) o necesita hacer un pedido de nuevo.

Aquí hay una pérdida de lo que se puede incluir en el inventario de tu peluquería;

• Productos al por menor
• Productos de estantería
• Productos de limpieza
• Toallas o batas
• Otros productos que admiten operaciones

¿Qué Datos de Inventario Necesita Almacenar?

Para facilitarle la vida a usted y a su equipo, siempre es mejor comenzar de la manera correcta y esto incluye capturar toda la información correcta del producto y del distribuidor.

Dependiendo del tamaño de su negocio, depende de usted qué incluir en cualquier hoja de cálculo o lista de inventario.

Recuerde que uno de los beneficios clave de la administración de inventario de peluquería es ahorrar tiempo.

Establezca los cimientos adecuados para que el proceso funcione de manera efectiva. Aquí hay algunos elementos de datos de inventario que debe incluir;

• Su número de referencia
• SKU / Código de barras
• Distribuidor / Mayorista
• Marca
• Nombre del producto
• Descripción del producto
• Nivel de stock mínimo
• Precio al por mayor
• Nivel de impuestos
• Precio de venta
• Valor total en inventario
• Volver a pedir volumen
• Ubicación de stock
• Fecha de vencimiento del producto

Definir uso de Inventario en su Peluquería

A menudo puede ser difícil hacer un seguimiento de los artículos específicos del inventario una vez que se han colocado en las estanterías, salas de tratamiento o para las ventas de productos en la peluquería o salón de belleza.

Anime a los empleados a informar qué cantidad de productos utilizan para diferentes tratamientos, de modo que esta información puede ser almacenada por algunas soluciones de software de peluquería. Luego, el software puede generar informes sobre los costes de los materiales para cada tratamiento y sugerir más cuándo se debe hacer un nuevo pedido de productos a un proveedor.

Por ejemplo, ¿cuántos lavados con champú obtendrás de media de una botella de chamú de 34 oz / 1 litro?

Si el software de gestión de peluquerías permite medir el uso propio del producto para su salón, le permitirá saber cuánto puede esperar de cada producto en cualquier momento.

Todo lo que debe hacer es introducir con qué frecuencia se ofrece cada tipo de tratamiento para obtener resultados precisos para una fracción de botella.

Si bien reconocemos que puede que no sean los niveles precisos del uso real (generalmente se desvían entre un 2% y un 10%), es un punto de referencia útil para decidir cuándo solicitar nuevos productos.

Use Hojas de Inventario de Peluquería para Decidir Cuánto Pedir

Además de saber CUÁNDO pedir, los gerentes de peluquería generalmente tienen la tarea de decidir QUÉ TIPO de productos pedir y QUÉ CANTIDADES pedir.

Puede aprovechar la función de seguimiento de inventario de peluquería disponible en el software de peluquería. Tenga en cuenta este proceso de trabajo para configurar el sistema de inventario de tintes de peluquería para hacer un registro de los productos en función de los productos entregados a la peluquería:

• Realice pedidos de compra; el gerente debe tener acceso a información, como ventas y entregas de productos. Esta persona puede identificar la cantidad de pedido y agrupar pedidos por proveedor.
• Al aprobar pedidos de compra, las pedidos de compra ofrecen total transparencia al contable o al propietario de la peluquería. Luego pueden revisar y aprobar pedidos con esa información.
• Use las pedidos de compra para comprobar las entregas, cuando el proveedor entregue sus productos, el propietario puede verificar que se entreguen las cantidades correctas de los productos correctos, luego actualice los registros.

Diferentes Formas de Seguir el Inventario de su Peluquería

Tradicionalmente, el seguimiento del inventario y la fijación de objetivos se realiza disponiando de una lista de inventario de la peluquería o una hoja de cálculo del inventario de peluquería, de manera fácil.

Con el software de inventario, los gerentes pueden ver los datos que el sistema registra automáticamente y generar informes rápidos y fáciles. Los sistemas informáticos también pueden medir productos que están cerca de su fecha de caducidad, así como informar al gerente sobre qué productos tienen tasas de rotación más bajas.

Software de Inventario de Peluquería

Muchas soluciones de software de gestión de peluquería tienen una aplicación de inventario de peluquería que le permite tener visibilidad de su inventario y le permite realizar informes en cualquier momento.

Un propietario de peluquería eficaz debe buscar un software de inventario completo que ofrezca:

• Acceso a niveles de inventario en tiempo real
• Debería estar basado en la web y en la nube
• Punto de venta de productos para facilitar la gestión de stock
• Posibilidad de escanear códigos de barras
• Agotamiento del inventario del proyecto basado en un rango de combinaciones de servicios
• Compárelo con los niveles de stock auditados físicamente
• Recordatorios automáticos para pedir productos cuando las existencias están a punto de agotarse
• Sugiere pedir productos a niveles adecuados para reducir el espacio de almacenamiento pero garantiza la disponibilidad
• Genera informes con conclusiones prácticas y viables para que los propietarios de peluquerías puedan tomar decisiones efectivas
• Se integra con el software de contabilidad, como Quickbooks o Xero.

Hoja de Cálculo de Inventario de Peluquería

Esta es la mejor alternativa para usar el software de peluquería dentro de su peluquería y le permite medir electrónicamente sus niveles de stock.

Una de las mejores cosas es cargar su hoja de cálculo del inventario de la peluquería a Hojas de cálculo de Google, ya que esto lo pone a su disposición donde quiera que esté.

Lista de Inventario de la Peluquería

Esta es probablemente una de las formas menos efectivas para administrar el inventario de peluquería ya que no puede automatizar ninguno de los procesos.

Si está comenzando, usar una plantilla de lista de inventario de peluquería (a veces llamada hoja de recuento de inventario de peluquería) es una buena manera de comenzar. Le permite también comprender fácilmente lo que necesita medir dentro de su peluquería.

El software puede desarrollar un informe y ofrecerle recomendaciones.

Le permitirá saber qué intervalos debe solicitar para optimizar los costes de envío y cumplir con los requisitos mínimos de pedido. Incluso puede medir el uso de producto por cada tratamiento, y saber qué fracción de una botella se ha usado en cierto tiempo.

A largo plazo, es importante decidir qué día de la semana debemos hacer un pedido. Los gerentes incluso pueden optar por utilizar la función de alerta de stock o recibir recordatorios periódicos sobre cuándo realizar un pedido.

La función de alerta de stock le informa sobre cualquier situación inminente de stock bajo. Puede usar esta información para solicitarla antes de que se agote por completo. Si una peluquería tiene el mayor número de citas, por ejemplo, durante los fines de semana, es posible que usted desee que el sistema le recuerde que haga un pedido el lunes o martes para garantizar que el envío llegue el siguiente día hábil.

Se recomienda a las peluquerías con ubicaciones múltiples que mantengan cada filial como una entidad separada, de modo que los productos o inventario se puedan transferir si es necesario.

Recuerde establecer un presupuesto antes de pedir productos a los proveedores. Tener existencias suficientes para atender a sus clientes significa que puede aprovechar todas las oportunidades para proporcionar servicios. Pero un stock excesivo también puede representar un mayor coste en términos de almacenamiento.

Seguimiento de Pérdidas en su Peluquería

La pérdida de inventario es un problema grave y puede representar un lucro cesante. Es por eso que es importante poder medir y reducir las pérdidas.

El fraude, el daño, el robo, la caducidad o la obsolescencia de los productos pueden llevar a una merma. Si bien es imposible reducir la pérdida de inventario a cero, se pueden tomar medidas para aliviar la situación.

Al pedir la cantidad adecuada de productos a intervalos regulares, puede reducir las pérdidas. La caducidad del producto es a menudo el resultado de pedir demasiado stock a intervalos irregulares. Puede usar métodos de seguimiento de inventario en el software de peluquería para ayudar a pedir las cantidades correctas.

Los envíos deben revisarse minuciosamente para detectar daños o productos faltantes.

Los pedidos de tiempo con menos horas de la semana le permiten controlar cuidadosamente todas las entregas entrantes antes de aceptarlas. Por lo general, si un producto está dañado, un proveedor estaría dispuesto a reemplazarlo en el próximo envío. Si solo el embalaje está dañado, podría pensar en usarlo como un artículo de la estantería o marcarlo a precios promocionales.

Por lo general, el desperdicio ocurre debido a malos hábitos de los empleados.

Recuerde verificar el uso proyectado en el software con el uso real al auditar para ver si hay diferencias importantes en los números. El entrenamiento adicional del personal puede estar en orden si esta situación persiste en su peluquería.

Cuándo Auditar su Stock de Peluquería

Las peluquerías deberían realizar auditorías periódicas incluso cuando el software de gestión de inventario de la peluquería esté en su lugar. Las peluquerías con altas ventas de productos y una alta tasa de rotación de inventario deberían hacerlo mensualmente, pero las peluquerías más pequeños deberían estar bien con una auditoría de existencias trimestral o bianual. . El objetivo de este ejercicio es asegurarse de que las discrepancias en la lista de inventario real de productos de peluquería se concilien con los datos del software.

Por lo general, dos o más empleados de la peluquería cuentan las existencias físicas en la peluquería. Luego intercambian recuentos y se controlan mutuamente contra los suyos para garantizar la precisión total. A veces, una discrepancia puede deberse a un error humano al contar o escanear productos, por lo que siempre es conveniente establecer un margen del 2% para cualquier diferencia entre el recuento y el registro del software.

Usar el Sistema de Inventario de Peluquerías para Supervisar las Rotaciones de Inventario

El inventario de turnos es la frecuencia a la que los suministros agotan o reponen. Es el vínculo crucial para entender la relación entre el beneficio de la venta de productos y los costes de inventario. El número de vueltas de inventario generalmente se calculan anualmente, pero algunas peluquerías con mayores frecuencias de venta pueden elegir intervalos más cortos.

Una mayor tasa de rotación de inventario significa que un producto en particular se vende con frecuencia y es más saludable para su flujo de efectivo. Es posible que desee pedir estos productos en grandes cantidades en intervalos más largos para agregar los costes de envío. El software de inventario puede usar plantillas de inventario de peluquería para decidir cuándo pedir qué productos y qué cantidades en función del inventario cambian de frecuencia.

Capacitar al Personal para Usar las Aplicaciones de Inventario de la Peluquería

Proporcione a su personal una capacitación adecuada para el inventario y el control de productos. Asegúrese de que sepan cómo interpretar y usar herramientas de software tales como hojas de inventario de color de cabello, formularios de inventario de peluquería e listas de inventario de peluquería de belleza. Mantener una jerarquía adecuada de pedidos de compra es clave para eliminar los esfuerzos duplicados. Si dos o más miembros del personal están asignados a supervisar el mismo producto, puede dar como resultado pedidos duplicados que causen desperdicio y confusión.

Diseñe el sistema de supervisión de inventario para que sea estricto, pero transparente. Debe ser capaz de monitorear y limitar las pérdidas debido al robo o descuido de los empleados, pero también puede medir las ventas y el uso profesional de los productos.

Haga que los Proveedores lo Ayuden con el Control de Inventario de Peluquería

Limitar su peluquería a solo algunas líneas de productos profesionales, especialmente cuando está abriendo una nueva peluquería , puede ayudarlo a construir una relación saludable con tus proveedores. Por lo general, los proveedores están dispuestos a ayudarlo con la publicidad en la tienda, especialmente si almacena sus últimos productos. Construya una sólida red de proveedores y trabaje para lograr una oferta de productos simbióticos.

Los clientes a menudo confían en su conocimiento profesional cuando un nuevo producto sale de la línea de producción. Bríndeles consejos sobre cómo usar esos nuevos productos y bríndeles información sobre los últimos productos disponibles. Vale la pena ofrecer ofertas promocionales para incentivar a los clientes a probar el nuevo producto (lee nuestras propuestas de promociones de peluquería).

Algunos tipos de productos pueden ser específicos para ciertas épocas del año y presentar ciclos estacionales. Asegúrese de tener suficiente inventario antes de las temporadas pico y trabaje con los proveedores para ver si están dispuestos a recuperar el exceso de existencias después de que finalice la temporada para evitar el desperdicio de productos caducados.

En algunos productos, ciertos compuestos químicos son sensibles a los cambios de temperatura. A los propietarios de la peluquería se les debe recordar que ciertas regiones pueden ver un clima adverso en el invierno. Los extensos tiempos de envío podrían arruinar algunos productos en estas condiciones climáticas. Podría ser útil abastecerse para el invierno antes de que llegue el frente frío y los gerentes pueden usar los sistemas de administración de inventario de peluquería para predecir cuánto almacenar para la próxima temporada de invierno.

Cómo Mostrar el Stock de Peluquería

Es importante utilizar hojas de cálculo de inventario de peluquería para realizar un seguimiento de los suministros y mantener los estantes llenos. Es mucho más probable que los clientes compren productos en un estante completo. Asegúrese de que los productos se coloquen en la parte frontal de la estantería y estén bien iluminados para atraer a los clientes sin cita previa. Aquí hay algunos consejos para optimizar el espacio en el estante:

Tenga suficientes productos para llenar estantes por completo, pero no tanto como para acabar con su flujo de caja.

Limítese a 2 o 3 líneas de productos profesionales para observar los patrones de compra. Designe a un miembro del personal para que trabaje como representante de ventas y esté a cargo de la administración del inventario de venta.

Tu propia recomendación como profesional de la peluquería es la herramienta de marketing de peluquería más persuasiva para los clientes de la tienda, utilízala, no pidas sólo marcas porque sean conocidas..

Trabaja con empresas que estén dispuestas a retirar productos si no los venden, asegúrate de que tu efectivo pueda fluir en tu flujo de caja.

Otro problema con la colocación de productos es el robo. Es recomendable colocar productos más caros en la parte posterior de la tienda, donde el personal puede supervisarlos y tener cámaras de seguridad en el frente donde suele producirse el hurto. Anime a su personal a que ofrezca asistencia a los compradores para evitar actividades sospechosas.

Consejos Finales para la Gestión del Inventario de la Peluquería para Recordar

• Audite los niveles de stock en intervalos de tiempo regulares y descubra si hay discrepancias entre el stock físico y el uso proyectado
• Gestione el espacio de almacenamiento de manera que pida menos productos de los que se venden más lentamente y suficientes de los rápidos para no quedarse sin ellos
• Sepa qué cantidad de productos están en el almacén en un momento dado, esta regla evita el desperdicio
• Utilice el software de inventario de peluquería para predecir la cantidad de inventario que necesitará pedir y mantener algunas existencias en caso de retrasos en la entrega
• Averigüe cuáles son las fechas de caducidad de los productos y solo almacene tanto como sea necesario para evitar pérdidas económicas
• Cree una red sólida de proveedores y aproveche su relación para obtener ofertas seguras a precios más bajos
• Elija el proceso o software de peluquería adecuado para su centro, para ayudarlo con su control de inventario

Conclusión

El seguimiento y el control de stock es un gasto importante en la gestión de un negocio de belleza y peluquería. Es importante estar al día con las últimas tendencias de ventas y movimientos de productos para asegurarse de que se pide la cantidad correcta de inventario.

Si bien algunos de estos consejos pueden conducir a resultados inmediatos, otros pueden tardar un tiempo en mostrar beneficios y reducción de costes. Para todo ello recomendamos el uso de un software de control de inventario o stock que te facilitará el día a día y aumentará tus beneficios.

¿Cuáles son tus consejos sobre la gestión de inventario de peluquería? Compártelos a continuación